Caso de éxito

Cómo Grupo Eventoplus realizó el check-in digital en su gala de premios anual

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Highlights evento

Al finalizar el evento, se pudieron recopilar datos y métricas de la entrada de los asistentes al evento a través de las analíticas del Event Management Software que han ayudado a medir la visibilidad, el alcance y el impacto del evento.

+1.000

ASISTENTES

537

QR ESCANEADOS

94%

AFORO ESPERADO

¿Cómo fue la gala de premios?

La Gala de Premios Eventoplus organizada por el Grupo Eventoplus en Madrid, y Meetmaps tuvo la oportunidad de ser la plataforma con la que se gestionó el registro y el  check-in a la gala. Una gala que ha ido superando su cifra de asistentes año tras año y con la que gracias a la tecnología de Meetmaps se gestionó ese volumen de asistentes de forma rápida y ágil.

En esta edición, la más supersticiosa para algunos, se premiaron a más de 60 candidaturas en 22 categorías distintas y se batió el récord de participantes con casi 1.000 asistentes, entre los cuales se encontraban representantes de agencias de comunicación y de eventos, clientes finales, instituciones, asociaciones y proveedores.

 

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Tecnología aplicada en la gala

El proceso de acreditación de la gala de los Premios Eventoplus debía ser lo más ágil y rápida posible, sin generar colas y con las mínimas incidencias debido a los casi 1.000 asistentes al evento.

Registro online y compra de entradas

A través del registro online de Meetmaps, los asistentes al evento pudieron inscribirse y comprar una mesa para cada empresa asistente a la gala y así Grupo Eventoplus pudo gestionar a los asistentes de tu evento de forma sencilla y automatizada.

Generación de QR personalizado y envío acreditación

A través de la descarga de la app de check-in tanto para dispositivos Android como iOS, el asistente pudo registrarse en el evento, así como también recibir a través de un email personalizado su acreditación para el evento.

App de check-in

Utilizaron la app de check-in para agilizar el proceso de entrada al evento y validar los códigos QR de los asistentes para garantizar el acceso impecable y sin colas para los asistentes del evento, creando así un proceso de entrada sencillo para el organizador y sin fricciones para el usuario.

Panel on-site de gestión de asistentes

Con nuestro sistema totalmente digital pudieron acreditar a los asistentes con sus dispositivos y resolver cualquier incidencia al momento gracias al punto de control que se preparó in situ con el panel de gestión de incidencias.

Beneficios que Grupo Eventoplus obtuvo del uso del check-in digital

1. Proceso de registro fácil de administrar para el organizador y fluido para el asistente

2. Ahorro de tiempo

3. Contribuir al mantenimiento del medio ambiente, gracias a la no impresión de las acreditaciones

4. Métricas a tiempo real de la entrada al evento

5. Cumplimiento del GDPR en la gestión y manipulación de la información personal de los asistentes

6. Gestión de la base de datos fácil y sin necesidad de listados largos de excel

7. Automatización de las comunicaciones vía email con los asistentes

8. Garantizar la satisfacción y user experience de los asistentes

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“A todo el equipo le pareció un software muy intuitivo, ya que sin mucha explicación podíamos saber cómo funcionaba y manejarlo con facilidad. Es muy rápido a la hora de realizar el check-in, lo que nos facilitó mucho el trabajo. Además, siempre teníamos a alguien del equipo de Meetmaps a nuestro lado para cualquier incidencia o duda con el software, por lo que todo fluyó a la perfección”

Cristina Marín

Coordinadora de eventos, Grupo Eventoplus

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