Caso de éxito

Cómo Fòrum Gastronòmic de Girona contrató nuestro servicio onsite para más de 6.000 asistentes

Highlights evento

Al finalizar el evento, se pudieron recopilar datos y métricas de la actividad de los asistentes, las analíticas del control de acceso y servicios onsite de nuestro Event Management Software que han ayudado a medir el alcance del evento.

+6000

ASISTENTES

6.469

QR ESCANEADOS

9

TIPOS DE ENTRADA

3

PUNTOS DE ACCESO

¿Cómo fue la feria gastronómica?

En el Fòrum Gastronòmic de Girona, organizado por Incatis, constó de tres jornadas dónde el primer día el acceso era para todo tipo de personas y el segundo y tercero era para profesionales del sector, en total más de 6.000 asistentes estuvieron en el Palau Firal de Girona.

En este evento, los profesionales del sector de la gastronomía pudieron seguir ponencias, debates, concursos y demostraciones culinarias de los chefs más reconocidos a nivel mundial.

Finalmente, el evento, contó con las ponencias magistrales de Joan Roca (Celler de Can Roca), Massimo Bottura (Osteria Francescana) y Mauro Colagreco (Mirazur).

“La experiencia de registro y acreditación en el Fòrum de Girona con más de 6.000 asistentes fue impecable.

¡Volveríamos a confiar en Meetmaps sin dudarlo!”

Albert Labastida

Director Fòrum Gastronòmic Girona

¿Cómo realizamos nuestro servicio onsite?

Onboarding con el cliente

Reunión para conocer las necesidades de la feria y hablar de la gestión y organización del Fòrum Gastronòmic de Girona.

Visita al venue

Organización de una visita al venue del evento para definir mejor el control de acceso al evento con los organizadores. Es decir, verificar los puntos de conectividad y energía, el trayecto de los asistentes al venue, parking y salidas de emergencia.

Recomendación de utilización de equipos

Nuestros managers del servicio onsite recomendaron y aconsejaron al organizador la organización del control onsite con una serie de materiales necesarios dependiendo del volumen de asistentes presentes en el acto.

Producción y configuración del evento

Nuestros Account Managers configuraron las herramientas digitales necesarias para realizar el control de acceso con éxito, realizaron la configuración de los formularios de registro, las entradas y acreditaciones personalizadas.

Capacitación del personal

Nuestros Onsite Managers capacitaron al personal contratado para gestionar el control de acceso, además de verificar la correcta utilización de los materiales onsite.

Servicio onsite

Nuestros Onsite Managers realizan la apertura de puertas del Fòrum Gastronòmic de Girona y garantizaron la generación del flujo fluido de acceso a la feria.

Además, nuestros profesionales del servicio onsite estuvieron presentes para gestionar las posibles incidencias que pudieran surgir.

Recogida y reporte de métricas

Gracias al uso del software de Meetmaps, el organizador pudo recoger métricas y realizar un análisis sobre la efectividad de la producción del evento.

Se pudo contabilizar las métricas minuto a minuto gracias al panel disponible.

¿Cómo ayudamos al Fòrum Gastronòmic de Girona?

En el evento Fòrum Gastronòmic de Girona ideamos una solución completa de venta de entradas adaptada a sus necesidades específicas:

Software único y avanzado para el acceso al evento

Gracias al uso de nuestro EMS pudieron vender tanto entradas de abono completo como para días específicos desde una sola plataforma, adaptándose así la plataforma a las necesidades de los organizadores.

Reserva de sesiones y actividades desde el formulario

El organizador pudo habilitar desde el formulario de registro la reserva de sesiones y actividades de interés para cada asistentes y profesional del sector gastronómico.

Formatos de formulario en múltiples idiomas

Gracias a la posibilidad multi idioma que garantiza el EMS de Meetmaps, el organizador pudo globalizar e internacionalizar el público asistente al evento, acercando de forma más personalizada la información a estos.

Distribución fácil de códigos de descuento

Gracias al sistema de generación de códigos descuento para el formulario de registro, el organizador pudo realizar distintos formatos de códigos de descuento de forma sencilla.

Disminuir las colas de venta en la taquilla

Gracias al haber mantenido la venta online durante el evento, optimizando el formulario de registro y habilitando un punto de soporte a esta compra online, se agilizaron procesos de venta de entradas.

Las claves para un control de acceso y acreditación en tiempo récord

Trabajamos como un sólo equipo con nuestro cliente desde el inicio para poder entender bien todas sus necesidades y preocupaciones y anticiparnos a contingencias.
Nuestros Onsite Managers se encargaron de evaluar los aspectos técnicos y diseñar un proyecto con los recursos humanos y tecnológicos necesarios.
Antes del evento, formamos al personal de accesos y explicamos los protocolos de actuación definidos por nuestros Onsite Managers.
Realizamos un seguimiento durante los 3 días de evento; evaluando las métricas de control de acceso, reportando conclusiones y optimizando procesos en tiempo real.