Caso de éxito

Cómo Grupo Eventoplus realizó el check-in digital en su gala de premios anual

Highlights evento

El uso del Event Management Software de Meetmaps permitió la recopilación de datos y métricas durante el proceso de acceso al evento:

+1.000

REGISTROS

94%

ASISTENCIA

19:00

HORA PUNTA DE ACCESO

¿Cómo fue la gala de premios?

La Gala de Premios Eventoplus organizada por el Grupo Eventoplus en Madrid, y Meetmaps tuvo la oportunidad de ser la plataforma con la que se gestionó el registro y el check-in a la gala. Una gala que ha ido superando su cifra de asistentes año tras año y con la que gracias a la tecnología de Meetmaps se gestionó ese volumen de asistentes de forma rápida y ágil.

En esta edición, la más supersticiosa para algunos, se premiaron a más de 60 candidaturas en 22 categorías distintas y se batió el récord de participantes con casi 1.000 asistentes, entre los cuales se encontraban representantes de agencias de comunicación y de eventos, clientes finales, instituciones, asociaciones y proveedores.

Tecnología aplicada en la gala

El proceso de acreditación de la gala de los Premios Eventoplus debía ser lo más ágil y rápida posible, sin generar colas y con las mínimas incidencias debido a los casi 1.000 asistentes al evento.

Registro online y compra de entradas

A través del registro online de Meetmaps, los asistentes al evento pudieron inscribirse y comprar una mesa para cada empresa asistente a la gala y así Grupo Eventoplus pudo gestionar a los asistentes de tu evento de forma sencilla y automatizada.

Generación de QR personalizado y envío acreditación

Con la misma platforma, se generó un código QR único para cada asistente que se envió junto a su acreditación personalizada para acceder al evento.

App de check-in

Utilizaron la app de Check-In para agilizar el proceso de validación de los códigos QR de los asistentes, creando así un proceso de entrada sencillo para el organizador y sin fricciones para el usuario.

Panel onsite de gestión de asistentes

Gracias al punto de control que se preparó in situ con el panel de gestión de asistentes, se pudieron resolver incidencias y realizar altas nuevas el mismo día del evento.

Beneficios que Grupo Eventoplus obtuvo del uso del check-in digital

1. Proceso de registro fácil de administrar para el organizador y fluido para el asistente

2. Ahorro de tiempo

3. Contribuir al mantenimiento del medio ambiente, gracias a la no impresión de las acreditaciones

4. Métricas a tiempo real de la entrada al evento

5. Cumplimiento del GDPR en la gestión y manipulación de la información personal de los asistentes

6. Gestión de la base de datos fácil y sin necesidad de listados largos de excel

7. Automatización de las comunicaciones vía email con los asistentes

8. Garantizar la satisfacción y user experience de los asistentes

“A todo el equipo le pareció un software muy intuitivo, ya que sin mucha explicación podíamos saber cómo funcionaba y manejarlo con facilidad. Es muy rápido a la hora de realizar el check-in, lo que nos facilitó mucho el trabajo. Además, siempre teníamos a alguien del equipo de Meetmaps a nuestro lado para cualquier incidencia o duda con el software, por lo que todo fluyó a la perfección”

Cristina Marín

Coordinadora de eventos, Grupo Eventoplus